Assistente Administrativo CRCW

Ø  Executar tarefas de caráter administrativo e atividades gerais que garantam o registro e o acompanhamento do trabalho realizado, tais como redação e envio de documentos, organização de arquivo, controle dos recursos de trabalho utilizados pela equipe;

Ø  Participar e apoiar a realização de atividades no Centro de Referência LGBTI+;

Ø  Elaborar relatórios e fornecer suporte e informações para a coordenação do serviço;

Ø  Colaborar com a equipe técnica no estudo e discussão de casos (quando solicitado);

Ø  Participar de palestras, rodas de conversa, seminários, entre outras, sobre a temática LGBTI+ e de Direitos Humanos e Cidadania;

Ø  Participar da elaboração e implementação do Plano de Ação do serviço;

Ø  Cumprir com zelo as normas institucionais, assegurando o sigilo, a organização documental e a ética no atendimento aos usuários;

Ø  Contribuir para a articulação interna e externa do serviço, mantendo bom relacionamento com a equipe e demais serviços da rede;

Ø  Atuar com respeito à diversidade, à equidade e à justiça social;

Ø  Atendimento aos trabalhadores da Unidade e aos atendidos (e/ou seus responsáveis legais);

Ø  Responsável pela inclusão no banco, no sistema financeiro e envio por e-mail das notas fiscais à SEDE para conferência e liberação dos pagamentos;

Ø  Conferência de pagamentos e sinalização ao departamento financeiro da Sede em casos de divergência;

Ø  Organizar semanalmente notas fiscais, cupons fiscais, recibos, planilhas e demais documentos pertinentes a prestação de contas da Unidade/Serviço/Projeto,

Ø  Colaborar para que todos os processos referentes a Unidade/Serviço/Projeto sejam realizados dentro dos prazos estipulados e conforme os fluxos pré-definidos;

Ø  Montagem de todo o processo de prestação de contas da Unidade/Serviço/Projeto;

Ø  Conferência das Conciliações bancária e dos lançamentos do sistema;

Ø  Download e impressão dos recibos de pagamento, notas fiscais dentre outros documentos;

Ø  Interface com departamento pessoal referente as admissões e demissões da Unidade conforme solicitação da gestão;

Ø  Envio de apontamentos da folha para o departamento pessoal;

Ø  Envio de notas fiscais de prestação de serviço para a contabilidade para análise e validação fiscal antes do lançamento no banco;

Ø  Recepção de atestados médicos dos trabalhadores da Unidade e envio ao departamento pessoal;

Ø  Conferência de recibos e notas de compras e de prestadores de serviços;

Ø  Participar de treinamentos e capacitações elaboradas pela SEDE;

Ø  Buscar a constante atualização de temáticas relacionadas ao trabalho da Unidade/Serviço/Projeto e ao Instituto;

Ø  Elaboração de planilhas e relatórios diversos;

Ø  Controle do ponto eletrônico e do banco de horas dos trabalhadores da Unidade/Serviço/Projeto;

Ø  Lançamento de informações no ponto eletrônico;

Ø  Solicitação de orçamentos e envio dos mesmos pelo POCKET;

Ø  Dar suporte a todas as necessidades da Unidade/Serviço/Projeto;

Ø  Rotinas administrativas condizentes ao cargo;

Ø  Atendimento telefônico, por e-mail e por WhatsApp aos trabalhadores e atendidos da Unidade/Serviço/Projeto;

Ø  Contato com fornecedores, voluntários e prestadores de serviço;

Ø  Atualização das informações da Unidade de acordo com solicitação da gestão de parceria, da gestão da Unidade ou da SEDE;

Ø  Verificação e acompanhamento dos vencimentos dos contratos e títulos em aberto;

Ø  Envio dos holerites aos trabalhadores da Unidade/Serviço/Projeto;

Ø  Elaboração de cronograma de férias anual dos trabalhadores e envio para o departamento pessoal;

Ø  Arquivo e organização de documentos diversos;

Ø  Envio de formulários de solicitação de benefícios para os departamentos de Recursos Humanos e Pessoal;

Ø  Conferência de folha de pagamento;

Ø  Verificação do relatório de férias para garantir a liberação dentro do prazo;

Ø  Participação em eventos institucionais e de Captação de Recursos;

Ø  Apoio nas ações de captação de recursos;

Ø  Pesquisa e cadastro de fornecedores;

Ø  Acompanhamento de legislação relacionada a Unidade/Serviço/Projeto;

Ø  Elaboração de informes aos trabalhadores da Unidade/Serviço/Projeto;

Ø  Acompanhamento e preparação de documentos solicitados pelo jurídico, pela gestão de parcerias ou pela SEDE;

Ø  Seguir as orientações da gestão da Unidade/Serviço/Projeto;

Ø  Recepcionar e arquivar documentos dos atendidos pela Unidade/Serviço/Projeto;

Ø  Acompanhar e disseminar as informações dos Regimentos, Políticas e demais orientações Institucionais aos trabalhadores da Unidade/Serviço/Projeto;

Ø  Colaborar com a equipe institucional com os planejamentos e execução de ações de captação de recursos, eventos locais e ou institucionais;

    ØExecutar todas as atividades relacionadas direta ou indiretamente ao seu cargo e setor e que não estão expressamente mencionadas neste documento.