Vaga
Assistente Administrativo CRCW
Instituto Claret
Vaga publicada em
São Paulo
CLT
Disponibilidade Total
Presencial
Descrição da Vaga
Executar atividades administrativas essenciais ao bom funcionamento do serviço, garantindo organização, apoio técnico-operacional à equipe e fluidez nos processos internos, com responsabilidade, sigilo e compromisso com os princípios da Política de Direitos Humanos e da população LGBTI+.
Responsabilidades e Atribuições
Ø Executar
tarefas de caráter administrativo e atividades gerais que garantam o registro e
o acompanhamento do trabalho realizado, tais como redação e envio de
documentos, organização de arquivo, controle dos recursos de trabalho
utilizados pela equipe;
Ø Participar
e apoiar a realização de atividades no Centro de Referência LGBTI+;
Ø Elaborar
relatórios e fornecer suporte e informações para a coordenação do serviço;
Ø Colaborar
com a equipe técnica no estudo e discussão de casos (quando solicitado);
Ø Participar
de palestras, rodas de conversa, seminários, entre outras, sobre a temática
LGBTI+ e de Direitos Humanos e Cidadania;
Ø Participar
da elaboração e implementação do Plano de Ação do serviço;
Ø Cumprir
com zelo as normas institucionais, assegurando o sigilo, a organização
documental e a ética no atendimento aos usuários;
Ø Contribuir
para a articulação interna e externa do serviço, mantendo bom relacionamento
com a equipe e demais serviços da rede;
Ø Atuar
com respeito à diversidade, à equidade
e à justiça social;
Ø Atendimento
aos trabalhadores da Unidade e aos atendidos (e/ou seus responsáveis legais);
Ø Responsável
pela inclusão no banco, no sistema financeiro e envio por e-mail das notas
fiscais à SEDE para conferência e liberação dos pagamentos;
Ø Conferência
de pagamentos e sinalização ao departamento financeiro da Sede em casos de
divergência;
Ø Organizar
semanalmente notas fiscais, cupons fiscais, recibos, planilhas e demais
documentos pertinentes a prestação de contas da Unidade/Serviço/Projeto,
Ø Colaborar
para que todos os processos referentes a Unidade/Serviço/Projeto sejam realizados
dentro dos prazos estipulados e conforme os fluxos pré-definidos;
Ø Montagem
de todo o processo de prestação de contas da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Conferência
das Conciliações bancária e dos lançamentos do sistema;
Ø Download
e impressão dos recibos de pagamento, notas fiscais dentre outros documentos;
Ø Interface
com departamento pessoal referente as admissões e demissões da Unidade conforme
solicitação da gestão;
Ø Envio
de apontamentos da folha para o departamento pessoal;
Ø Envio
de notas fiscais de prestação de serviço para a contabilidade para análise e
validação fiscal antes do lançamento no banco;
Ø Recepção
de atestados médicos dos trabalhadores da Unidade e envio ao departamento
pessoal;
Ø Conferência
de recibos e notas de compras e de prestadores de serviços;
Ø Participar
de treinamentos e capacitações elaboradas pela SEDE;
Ø Buscar
a constante atualização de temáticas relacionadas ao trabalho da
Unidade/Serviço/Projeto e ao Instituto;
Ø Elaboração
de planilhas e relatórios diversos;
Ø Controle
do ponto eletrônico e do banco de horas dos trabalhadores da
Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Lançamento
de informações no ponto eletrônico;
Ø Solicitação
de orçamentos e envio dos mesmos pelo POCKET;
Ø Dar
suporte a todas as necessidades da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Rotinas
administrativas condizentes ao cargo;
Ø Atendimento
telefônico, por e-mail e por WhatsApp aos trabalhadores e atendidos da
Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Contato
com fornecedores, voluntários e prestadores de serviço;
Ø Atualização
das informações da Unidade de acordo com solicitação da gestão de parceria, da
gestão da Unidade ou da SEDE;
Ø Verificação
e acompanhamento dos vencimentos dos contratos e títulos em aberto;
Ø Envio
dos holerites aos trabalhadores da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Elaboração
de cronograma de férias anual dos trabalhadores e envio para o departamento
pessoal;
Ø Arquivo
e organização de documentos diversos;
Ø Envio
de formulários de solicitação de benefícios para os departamentos de Recursos
Humanos e Pessoal;
Ø Conferência
de folha de pagamento;
Ø Verificação
do relatório de férias para garantir a liberação dentro do prazo;
Ø Participação
em eventos institucionais e de Captação de Recursos;
Ø Apoio
nas ações de captação de recursos;
Ø Pesquisa
e cadastro de fornecedores;
Ø Acompanhamento
de legislação relacionada a Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Elaboração
de informes aos trabalhadores da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Acompanhamento
e preparação de documentos solicitados pelo jurídico, pela gestão de parcerias
ou pela SEDE;
Ø Seguir
as orientações da gestão da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Recepcionar
e arquivar documentos dos atendidos pela Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Acompanhar
e disseminar as informações dos Regimentos, Políticas e demais orientações
Institucionais aos trabalhadores da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Colaborar
com a equipe institucional com os planejamentos e execução de ações de captação
de recursos, eventos locais e ou institucionais;
ØExecutar todas as atividades relacionadas direta ou indiretamente ao seu
cargo e setor e que não estão expressamente mencionadas neste documento.
Ø Executar
tarefas de caráter administrativo e atividades gerais que garantam o registro e
o acompanhamento do trabalho realizado, tais como redação e envio de
documentos, organização de arquivo, controle dos recursos de trabalho
utilizados pela equipe;
Ø Participar
e apoiar a realização de atividades no Centro de Referência LGBTI+;
Ø Elaborar
relatórios e fornecer suporte e informações para a coordenação do serviço;
Ø Colaborar
com a equipe técnica no estudo e discussão de casos (quando solicitado);
Ø Participar
de palestras, rodas de conversa, seminários, entre outras, sobre a temática
LGBTI+ e de Direitos Humanos e Cidadania;
Ø Participar
da elaboração e implementação do Plano de Ação do serviço;
Ø Cumprir
com zelo as normas institucionais, assegurando o sigilo, a organização
documental e a ética no atendimento aos usuários;
Ø Contribuir
para a articulação interna e externa do serviço, mantendo bom relacionamento
com a equipe e demais serviços da rede;
Ø Atuar
com respeito à diversidade, à equidade
e à justiça social;
Ø Atendimento
aos trabalhadores da Unidade e aos atendidos (e/ou seus responsáveis legais);
Ø Responsável
pela inclusão no banco, no sistema financeiro e envio por e-mail das notas
fiscais à SEDE para conferência e liberação dos pagamentos;
Ø Conferência
de pagamentos e sinalização ao departamento financeiro da Sede em casos de
divergência;
Ø Organizar
semanalmente notas fiscais, cupons fiscais, recibos, planilhas e demais
documentos pertinentes a prestação de contas da Unidade/Serviço/Projeto,
Ø Colaborar
para que todos os processos referentes a Unidade/Serviço/Projeto sejam realizados
dentro dos prazos estipulados e conforme os fluxos pré-definidos;
Ø Montagem
de todo o processo de prestação de contas da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Conferência
das Conciliações bancária e dos lançamentos do sistema;
Ø Download
e impressão dos recibos de pagamento, notas fiscais dentre outros documentos;
Ø Interface
com departamento pessoal referente as admissões e demissões da Unidade conforme
solicitação da gestão;
Ø Envio
de apontamentos da folha para o departamento pessoal;
Ø Envio
de notas fiscais de prestação de serviço para a contabilidade para análise e
validação fiscal antes do lançamento no banco;
Ø Recepção
de atestados médicos dos trabalhadores da Unidade e envio ao departamento
pessoal;
Ø Conferência
de recibos e notas de compras e de prestadores de serviços;
Ø Participar
de treinamentos e capacitações elaboradas pela SEDE;
Ø Buscar
a constante atualização de temáticas relacionadas ao trabalho da
Unidade/Serviço/Projeto e ao Instituto;
Ø Elaboração
de planilhas e relatórios diversos;
Ø Controle
do ponto eletrônico e do banco de horas dos trabalhadores da
Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Lançamento
de informações no ponto eletrônico;
Ø Solicitação
de orçamentos e envio dos mesmos pelo POCKET;
Ø Dar
suporte a todas as necessidades da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Rotinas
administrativas condizentes ao cargo;
Ø Atendimento
telefônico, por e-mail e por WhatsApp aos trabalhadores e atendidos da
Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Contato
com fornecedores, voluntários e prestadores de serviço;
Ø Atualização
das informações da Unidade de acordo com solicitação da gestão de parceria, da
gestão da Unidade ou da SEDE;
Ø Verificação
e acompanhamento dos vencimentos dos contratos e títulos em aberto;
Ø Envio
dos holerites aos trabalhadores da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Elaboração
de cronograma de férias anual dos trabalhadores e envio para o departamento
pessoal;
Ø Arquivo
e organização de documentos diversos;
Ø Envio
de formulários de solicitação de benefícios para os departamentos de Recursos
Humanos e Pessoal;
Ø Conferência
de folha de pagamento;
Ø Verificação
do relatório de férias para garantir a liberação dentro do prazo;
Ø Participação
em eventos institucionais e de Captação de Recursos;
Ø Apoio
nas ações de captação de recursos;
Ø Pesquisa
e cadastro de fornecedores;
Ø Acompanhamento
de legislação relacionada a Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Elaboração
de informes aos trabalhadores da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Acompanhamento
e preparação de documentos solicitados pelo jurídico, pela gestão de parcerias
ou pela SEDE;
Ø Seguir
as orientações da gestão da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Recepcionar
e arquivar documentos dos atendidos pela Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Acompanhar
e disseminar as informações dos Regimentos, Políticas e demais orientações
Institucionais aos trabalhadores da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Colaborar
com a equipe institucional com os planejamentos e execução de ações de captação
de recursos, eventos locais e ou institucionais;
ØExecutar todas as atividades relacionadas direta ou indiretamente ao seu cargo e setor e que não estão expressamente mencionadas neste documento.
