Vaga

Assistente Administrativo Sede

Instituto Claret

Vaga publicada em

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Descrição da Vaga

 Apoiar, com responsabilidade técnica e organizacional, os processos logísticos, operacionais e administrativos relacionados ao monitoramento institucional, controle de doações, gestão de indicadores e suporte às áreas internas, contribuindo para o bom funcionamento da sede e fortalecimento dos serviços do Instituto Claret.

Responsabilidades e Atribuições

Ø  Apoiar na organização de demandas de transporte, envio e recebimento de materiais entre sede e unidades;

Ø  Realizar idas ao cartório, SMADS, Prefeitura e outros órgãos sempre que necessário, garantindo prazos e conformidade documental;

Ø  Realizar visitas às unidades para acompanhamento administrativo e apoio às equipes;

Ø  Realizar lançamentos relacionados ao Departamento Pessoal, garantindo atualização dos registros;

Ø  Contato com candidatos de processo seletivo, fornecendo informações e suporte às etapas;

Ø  Acompanhar o uso de veículos, controlar agenda dos motoristas e registros logísticos relacionados;

Ø  Controlar a entrada e saída de materiais, equipamentos e documentos sob sua responsabilidade;

Ø  Acompanhar o uso de veículos e os registros logísticos relacionados;

Ø  Receber, conferir, organizar e armazenar doações recebidas na sede, mantendo registros atualizados;

Ø  Organização de prontuários dos trabalhadores, mantendo registros atualizados e acessíveis;

Ø  Envio de contratos aos prestadores de serviço, garantindo controle documental e cumprimento de prazos;

Ø  Agendar o uso das salas compartilhadas no prédio (3º e 4º andar), garantindo ordem e disponibilidade;

Ø  Apoiar na triagem e encaminhamento de doações para as unidades e projetos do Instituto;

Ø  Garantir o controle de estoque e a rastreabilidade dos itens doados;

Ø  Apoiar o preenchimento e a consolidação de planilhas e dashboards de monitoramento institucional;

Ø  Lançar e sistematizar dados operacionais e de desempenho das unidades e projetos;

Ø  Auxiliar na elaboração de relatórios técnicos e no acompanhamento de metas e prazos;

Ø  Dar suporte às equipes técnicas e de gestão da sede com demandas administrativas e operacionais;

Ø  Organizar arquivos, documentos e bases de dados institucionais;

Ø  Auxiliar nos processos de compras e orçamentos simples conforme demanda da coordenação;

Ø  Atuar com postura ética, colaborativa e respeitosa no atendimento a equipes, parceiros e fornecedores;

Ø  Manter comunicação clara e objetiva com todas as áreas, garantindo o fluxo adequado de informações;

Ø  Apoiar eventos internos, reuniões e atividades intersetoriais, sempre que necessário;

Ø  Suporte nos eventos Institucionais e de captação de recursos;

Ø  Organização do drive institucional;

Ø  Cadastro e controle das informações lançadas no sistema Pocket e em outros que o Instituto adotar;

Ø  Controle dos vencimentos da documentação dos veículos institucionais bem como das habilitações dos motoristas;

Ø  Monitorar os sistemas e segurança institucional dos dados.

Requisitos

Ensino Médio

Skills - Competências

Boa Comunicação

Criatividade e Inovação

Skills - Técnicos

Planejamento estratégico

Oratória

Gestão de tempo

Escrita

Inteligência emocional

Visão estratégica

Agilidade

orientação para resultados

Resolubilidade

Construção de Relacionamento

Autodesenvolvimento

Gestão do conhecimento

Comunicação não violenta

Perfil Conciliador

Disposição de mudanças

Habilidade em relacionamento interpessoal

Mediação de conflitos