Vaga
Auxiliar Administrativo CEI Claret
Instituto Claret
Vaga publicada em
São Paulo
CLT
Disponibilidade Total
Presencial
Descrição da Vaga
Oferecer suporte administrativo e organizacional à gestão escolar, contribuindo para o bom funcionamento do CEI, com atenção à qualidade do atendimento às famílias, à organização documental, ao suporte às equipes técnica e pedagógica, e à garantia dos direitos administrativos dos trabalhadores da unidade.
Responsabilidades e Atribuições
Ø Respeitar
os direitos das crianças, das famílias e dos profissionais, contribuindo para
um ambiente acolhedor, ético e organizado;
Ø Executar
tarefas de caráter administrativo e atividades gerais que garantam o registro e
o acompanhamento do trabalho realizado, tais como redação e envio de
documentos, organização de arquivo, controle dos recursos de trabalho
utilizados pela equipe;
Ø Apoiar
a gestão nas rotinas administrativas e financeiras da unidade, zelando pela
organização, pelo sigilo e pela regularidade dos processos;
Ø Manter
atualizados os registros escolares, documentações das crianças e dos
profissionais, bem como cadastros em sistemas institucionais e da SME;
Ø Controlar
o recebimento, conferência e armazenamento de materiais pedagógicos, de limpeza
e alimentos, com registro em planilhas ou sistemas próprios;
Ø Atender
famílias, fornecedores e visitantes com cordialidade, repassando informações
institucionais e orientações de forma clara;
Ø Apoiar
nos processos de matrícula, rematrícula, atualização de dados, emissão de
declarações e relatórios administrativos;
Ø Colaborar
com a organização dos espaços administrativos e com a rotina de reuniões
pedagógicas e administrativas;
Ø Preencher,
atualizar e arquivar documentos físicos e digitais, garantindo a
rastreabilidade das informações;
Ø Participar
da elaboração e implementação do Plano de Ação do serviço;
Ø Cumprir
com zelo as normas institucionais, assegurando o sigilo, a organização
documental e a ética no atendimento aos usuários;
Ø Contribuir
para a articulação interna e externa do serviço, mantendo bom relacionamento
com a equipe e demais serviços da rede;
Ø Atuar
com respeito à diversidade, à equidade
e à justiça social;
Ø Atendimento
aos trabalhadores da Unidade e aos atendidos (e/ou seus responsáveis legais);
Ø Responsável
pela inclusão no banco, no sistema financeiro e envio por e-mail das notas
fiscais à SEDE para conferência e liberação dos pagamentos;
Ø Auxiliar
o cumprimento de prazos de prestação de contas, envio de documentos à sede e
atualizações em plataformas oficiais;
Ø Conferência
de pagamentos e sinalização ao departamento financeiro da Sede em casos de divergência;
Ø Organizar
semanalmente notas fiscais, cupons fiscais, recibos, planilhas e demais
documentos pertinentes a prestação de contas da Unidade/Serviço/Projeto,
Ø Colaborar
para que todos os processos referentes a Unidade/Serviço/Projeto sejam realizados
dentro dos prazos estipulados e conforme os fluxos pré-definidos;
Ø Montagem
de todo o processo de prestação de contas da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Conferência
das Conciliações bancária e dos lançamentos do sistema;
Ø Download
e impressão dos recibos de pagamento, notas fiscais dentre outros documentos;
Ø Interface
com departamento pessoal referente as admissões e demissões da Unidade conforme
solicitação da gestão;
Ø Envio
de apontamentos da folha para o departamento pessoal;
Ø Envio
de notas fiscais de prestação de serviço para a contabilidade para análise e
validação fiscal antes do lançamento no banco;
Ø Recepção
de atestados médicos dos trabalhadores da Unidade e envio ao departamento
pessoal;
Ø Conferência
de recibos e notas de compras e de prestadores de serviços;
Ø Participar
de treinamentos e capacitações elaboradas pela SEDE;
Ø Buscar
a constante atualização de temáticas relacionadas ao trabalho da
Unidade/Serviço/Projeto e ao Instituto;
Ø Elaboração
de planilhas e relatórios diversos;
Ø Controle
do ponto eletrônico, escalas e banco de horas dos trabalhadores da
Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Lançamento
de informações no ponto eletrônico;
Ø Solicitação
de orçamentos e envio dos mesmos pelo POCKET;
Ø Dar
suporte a todas as necessidades da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Rotinas
administrativas condizentes ao cargo;
Ø Atendimento
telefônico, por e-mail e por WhatsApp aos trabalhadores e atendidos da
Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Contato
com fornecedores, voluntários e prestadores de serviço;
Ø Atualização
das informações da Unidade de acordo com solicitação da gestão de parceria, da
gestão da Unidade ou da SEDE;
Ø Verificação
e acompanhamento dos vencimentos dos contratos e títulos em aberto;
Ø Envio
dos holerites aos trabalhadores da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Elaboração
de cronograma de férias anual dos trabalhadores e envio para o departamento
pessoal;
Ø Arquivo
e organização de documentos diversos;
Ø Envio
de formulários de solicitação de benefícios para os departamentos de Recursos
Humanos e Pessoal;
Ø Conferência
de folha de pagamento;
Ø Verificação
do relatório de férias para garantir a liberação dentro do prazo;
Ø Participação
em eventos institucionais e de Captação de Recursos;
Ø Apoio
nas ações de captação de recursos;
Ø Pesquisa
e cadastro de fornecedores;
Ø Acompanhamento
de legislação relacionada a Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Elaboração
de informes aos trabalhadores da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Acompanhamento
e preparação de documentos solicitados pelo jurídico, pela gestão de parcerias
ou pela SEDE;
Ø Seguir
as orientações da gestão da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Recepcionar
e arquivar documentos dos atendidos pela Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Acompanhar
e disseminar as informações dos Regimentos, Políticas e demais orientações
Institucionais aos trabalhadores da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Colaborar
com a equipe institucional com os planejamentos e execução de ações de captação
de recursos, eventos locais e ou institucionais,
Ø Executar todas as atividades relacionadas direta ou indiretamente ao seu
cargo e setor e que não estão expressamente mencionadas neste documento.
Ø Respeitar
os direitos das crianças, das famílias e dos profissionais, contribuindo para
um ambiente acolhedor, ético e organizado;
Ø Executar
tarefas de caráter administrativo e atividades gerais que garantam o registro e
o acompanhamento do trabalho realizado, tais como redação e envio de
documentos, organização de arquivo, controle dos recursos de trabalho
utilizados pela equipe;
Ø Apoiar
a gestão nas rotinas administrativas e financeiras da unidade, zelando pela
organização, pelo sigilo e pela regularidade dos processos;
Ø Manter
atualizados os registros escolares, documentações das crianças e dos
profissionais, bem como cadastros em sistemas institucionais e da SME;
Ø Controlar
o recebimento, conferência e armazenamento de materiais pedagógicos, de limpeza
e alimentos, com registro em planilhas ou sistemas próprios;
Ø Atender
famílias, fornecedores e visitantes com cordialidade, repassando informações
institucionais e orientações de forma clara;
Ø Apoiar
nos processos de matrícula, rematrícula, atualização de dados, emissão de
declarações e relatórios administrativos;
Ø Colaborar
com a organização dos espaços administrativos e com a rotina de reuniões
pedagógicas e administrativas;
Ø Preencher,
atualizar e arquivar documentos físicos e digitais, garantindo a
rastreabilidade das informações;
Ø Participar
da elaboração e implementação do Plano de Ação do serviço;
Ø Cumprir
com zelo as normas institucionais, assegurando o sigilo, a organização
documental e a ética no atendimento aos usuários;
Ø Contribuir
para a articulação interna e externa do serviço, mantendo bom relacionamento
com a equipe e demais serviços da rede;
Ø Atuar
com respeito à diversidade, à equidade
e à justiça social;
Ø Atendimento
aos trabalhadores da Unidade e aos atendidos (e/ou seus responsáveis legais);
Ø Responsável
pela inclusão no banco, no sistema financeiro e envio por e-mail das notas
fiscais à SEDE para conferência e liberação dos pagamentos;
Ø Auxiliar
o cumprimento de prazos de prestação de contas, envio de documentos à sede e
atualizações em plataformas oficiais;
Ø Conferência
de pagamentos e sinalização ao departamento financeiro da Sede em casos de divergência;
Ø Organizar
semanalmente notas fiscais, cupons fiscais, recibos, planilhas e demais
documentos pertinentes a prestação de contas da Unidade/Serviço/Projeto,
Ø Colaborar
para que todos os processos referentes a Unidade/Serviço/Projeto sejam realizados
dentro dos prazos estipulados e conforme os fluxos pré-definidos;
Ø Montagem
de todo o processo de prestação de contas da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Conferência
das Conciliações bancária e dos lançamentos do sistema;
Ø Download
e impressão dos recibos de pagamento, notas fiscais dentre outros documentos;
Ø Interface
com departamento pessoal referente as admissões e demissões da Unidade conforme
solicitação da gestão;
Ø Envio
de apontamentos da folha para o departamento pessoal;
Ø Envio
de notas fiscais de prestação de serviço para a contabilidade para análise e
validação fiscal antes do lançamento no banco;
Ø Recepção
de atestados médicos dos trabalhadores da Unidade e envio ao departamento
pessoal;
Ø Conferência
de recibos e notas de compras e de prestadores de serviços;
Ø Participar
de treinamentos e capacitações elaboradas pela SEDE;
Ø Buscar
a constante atualização de temáticas relacionadas ao trabalho da
Unidade/Serviço/Projeto e ao Instituto;
Ø Elaboração
de planilhas e relatórios diversos;
Ø Controle
do ponto eletrônico, escalas e banco de horas dos trabalhadores da
Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Lançamento
de informações no ponto eletrônico;
Ø Solicitação
de orçamentos e envio dos mesmos pelo POCKET;
Ø Dar
suporte a todas as necessidades da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Rotinas
administrativas condizentes ao cargo;
Ø Atendimento
telefônico, por e-mail e por WhatsApp aos trabalhadores e atendidos da
Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Contato
com fornecedores, voluntários e prestadores de serviço;
Ø Atualização
das informações da Unidade de acordo com solicitação da gestão de parceria, da
gestão da Unidade ou da SEDE;
Ø Verificação
e acompanhamento dos vencimentos dos contratos e títulos em aberto;
Ø Envio
dos holerites aos trabalhadores da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Elaboração
de cronograma de férias anual dos trabalhadores e envio para o departamento
pessoal;
Ø Arquivo
e organização de documentos diversos;
Ø Envio
de formulários de solicitação de benefícios para os departamentos de Recursos
Humanos e Pessoal;
Ø Conferência
de folha de pagamento;
Ø Verificação
do relatório de férias para garantir a liberação dentro do prazo;
Ø Participação
em eventos institucionais e de Captação de Recursos;
Ø Apoio
nas ações de captação de recursos;
Ø Pesquisa
e cadastro de fornecedores;
Ø Acompanhamento
de legislação relacionada a Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Elaboração
de informes aos trabalhadores da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Acompanhamento
e preparação de documentos solicitados pelo jurídico, pela gestão de parcerias
ou pela SEDE;
Ø Seguir
as orientações da gestão da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Recepcionar
e arquivar documentos dos atendidos pela Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Acompanhar
e disseminar as informações dos Regimentos, Políticas e demais orientações
Institucionais aos trabalhadores da Unidade/Serviço/Projeto;
Ø Colaborar
com a equipe institucional com os planejamentos e execução de ações de captação
de recursos, eventos locais e ou institucionais,
Ø Executar todas as atividades relacionadas direta ou indiretamente ao seu cargo e setor e que não estão expressamente mencionadas neste documento.
